Ce que nous pouvons mettre en place, secteur par secteur.

Scénarios illustratifs : ce que nous pouvons mettre en place, pas des résultats clients.

1. Exportateurs Lecture et contrôle de documents

   Contrôle croisé d’une expédition

   Facture, liste de colisage, certificats et connaissement comparés champ par champ.

   Relié à

   Une adresse e-mail dédiée, et le dépôt manuel des scans.

   Déroulé

   1. 01Les documents sont lus dès leur arrivée dans la boîte.
   2. 02Destinataire, nombre de colis, poids, numéros de conteneur et dates sont comparés.
   3. 03Chaque dossier reçoit un statut vert, orange ou rouge, documents en conflit côte à côte.

   Livrable

   Un statut par dossier d’expédition, avec le motif de chaque alerte.

2. Exportateurs Automatisation

   Regroupement par conteneur, puis par expédition

   Des e-mails épars rangés dans le bon dossier, fusionnés à l’arrivée du connaissement.

   Relié à

   Une adresse e-mail dédiée.

   Déroulé

   1. 01Chaque document est rattaché à son numéro de conteneur.
   2. 02Les dossiers par conteneur attendent l’arrivée du connaissement.
   3. 03Le connaissement réunit en une expédition les conteneurs qu’il couvre ; les cas douteux passent dans une file d’attente.

   Livrable

   Un dossier complet par expédition, et une courte file de cas à trancher par une personne.

3. Exportateurs Agents

   Brouillons d’e-mails de correction

   Une demande rédigée par écart, avec le document à corriger en pièce jointe.

   Relié à

   Votre messagerie, en mode brouillon uniquement.

   Déroulé

   1. 01Chaque alerte rouge désigne le document et le champ en cause.
   2. 02Un e-mail de correction est rédigé pour l’émetteur, document joint.
   3. 03Un opérateur ajuste le brouillon si besoin, puis l’envoie.

   Livrable

   Des brouillons modifiables, envoyés par votre opérateur et par lui seul.

4. Exportateurs Automatisation

   E-mail d’envoi du dossier complet

   Quand tous les contrôles sont au vert, l’e-mail d’envoi du dossier est prêt.

   Relié à

   Votre messagerie et vos destinataires par client ou par marché.

   Déroulé

   1. 01Le dossier passe au vert quand tous ses documents concordent.
   2. 02L’e-mail d’envoi est rédigé, toutes les pièces jointes au message.
   3. 03Un opérateur le relit et l’envoie.

   Livrable

   Un brouillon d’envoi pour chaque dossier validé.

5. Transitaires et commissionnaires en douane Lecture et contrôle de documents

   Contrôle avant dépôt

   Les pièces du client vérifiées selon votre liste et vos tolérances.

   Relié à

   Une adresse e-mail dédiée et le dépôt manuel.

   Déroulé

   1. 01Les pièces de chaque dossier sont réunies au même endroit.
   2. 02Des règles paramétrables vérifient que chaque pièce requise est présente et cohérente.
   3. 03Les écarts s’affichent côte à côte, avec un statut par dossier.

   Livrable

   Un statut par dossier avant que votre déclarant ne commence.

6. Transitaires et commissionnaires en douane Lecture et contrôle de documents

   Validité des preuves d’origine

   Les preuves d’origine expirées ou incohérentes signalées avant que le dossier n’avance.

   Relié à

   Une adresse e-mail dédiée et le dépôt manuel.

   Déroulé

   1. 01La date de délivrance et les mentions de chaque preuve d’origine sont lues.
   2. 02Elles sont comparées à sa durée de validité et au reste du dossier.
   3. 03Une preuve expirée ou incohérente passe au rouge, motif à l’appui.

   Livrable

   Une alerte levée tôt, pas au moment du dépôt.

7. Transitaires et commissionnaires en douane Automatisation

   Fiche de préparation du déclarant

   Les données contrôlées mises en forme pour votre déclarant, qui dépose.

   Relié à

   Le dossier contrôlé, et lui seul.

   Déroulé

   1. 01Une fois le dossier au vert, les données utiles sont rassemblées.
   2. 02Une fiche de préparation est établie dans l’ordre de travail de votre déclarant.
   3. 03Votre déclarant la vérifie, décide et dépose dans votre propre logiciel.

   Livrable

   Une fiche de préparation par dossier complet.

8. Transitaires et commissionnaires en douane Agents

   Demande de pièces manquantes

   Une demande rédigée pour le client, qui précise ce qui manque ou ce qui ne va pas.

   Relié à

   Votre messagerie, en mode brouillon uniquement.

   Déroulé

   1. 01Le contrôle liste les pièces manquantes, expirées ou incohérentes.
   2. 02Une demande au client est rédigée, pièce par pièce.
   3. 03Votre équipe l’ajuste si besoin et l’envoie.

   Livrable

   Un brouillon prêt à partir, envoyé par votre équipe.

9. Logistique et transport Lecture et contrôle de documents

   Lecture des documents de transport

   Lettres de voiture et bons de livraison lus, pour ne plus rien saisir deux fois.

   Relié à

   Une adresse e-mail dédiée et le dépôt manuel.

   Déroulé

   1. 01Les documents de transport sont lus dès leur arrivée.
   2. 02Les champs clés sont rapprochés de la commande ou de la réservation.
   3. 03Les données sans anomalie attendent la validation de votre équipe ; les champs douteux sont signalés.

   Livrable

   Des données validées par envoi, champs douteux signalés.

10. Logistique et transport Agents

    Points d’avancement rédigés

    Un point quotidien par client, rédigé à partir de vos propres données de suivi.

    Relié à

    Vos exports de suivi et votre messagerie, en mode brouillon.

    Déroulé

    1. 01Les envois en cours et leurs derniers événements sont rassemblés.
    2. 02Un point court est rédigé pour chaque client, retards en tête.
    3. 03Un coordinateur le relit et l’envoie.

    Livrable

    Un point d’avancement par client, prêt à valider.

11. Logistique et transport Agents

    Relances rédigées

    Relances pour pièces manquantes ou confirmations en retard, rédigées chaque matin.

    Relié à

    Votre messagerie, en mode brouillon uniquement.

    Déroulé

    1. 01Les points en attente sont listés chaque matin.
    2. 02Une relance est rédigée pour chacun, adressée au bon contact.
    3. 03Votre équipe valide, modifie ou écarte chaque relance.

    Livrable

    Chaque matin, une liste de relances en attente de validation.

12. Industrie Automatisation

    Consolidation des fiches de non-conformité

    Des fiches qualité éparpillées réunies dans un registre cohérent.

    Relié à

    Vos dossiers partagés et vos formulaires qualité.

    Déroulé

    1. 01Les fiches de non-conformité sont lues là où elles sont rangées.
    2. 02Doublons et champs manquants sont signalés.
    3. 03Un registre unique est mis à jour, chaque ligne reliée à sa source.

    Livrable

    Un registre consolidé, validé par votre équipe qualité.

13. Industrie Lecture et contrôle de documents

    Rapprochement commande, bon de livraison et facture

    Quantités, prix et références comparés entre les trois documents d’achat.

    Relié à

    Une adresse e-mail dédiée et l’export de vos bons de commande.

    Déroulé

    1. 01Bons de livraison et factures fournisseurs sont lus.
    2. 02Chacun est rapproché de sa commande, ligne par ligne.
    3. 03Les écarts de quantité, de prix ou de référence passent à l’orange ou au rouge.

    Livrable

    Un statut de rapprochement par facture, avant la mise en paiement.

14. Industrie Formation

    Synthèse des rapports de production

    Vos chefs d’équipe apprennent à tirer une synthèse hebdomadaire de leurs rapports de poste.

    Relié à

    Vos propres rapports de poste, utilisés comme support de formation.

    Déroulé

    1. 01Nous partons d’un mois de vrais rapports de poste.
    2. 02Les chefs d’équipe s’exercent à rédiger la synthèse avec l’IA, puis à la vérifier.
    3. 03La méthode est consignée pour être reprise chaque semaine.

    Livrable

    Une routine de synthèse qui fonctionne, et un compte rendu écrit deux jours après.

15. Cabinets comptables et de conseil Automatisation

    Préparation de la saisie des factures d’achat

    Factures fournisseurs lues et préparées en écritures, validées par un comptable.

    Relié à

    Une adresse e-mail dédiée et le format d’import de votre logiciel comptable.

    Déroulé

    1. 01Les factures sont lues dès leur arrivée.
    2. 02Fournisseur, dates, montants et lignes de TVA sont contrôlés et imputés.
    3. 03Les écritures sont préparées pour l’import ; les cas douteux passent à l’orange.

    Livrable

    Un fichier d’import que votre comptable relit avant de le passer.

16. Cabinets comptables et de conseil Automatisation

    Préparation du rapprochement bancaire

    Lignes de relevé rapprochées des écritures, pour ne traiter que les exceptions.

    Relié à

    Les exports des relevés bancaires et de votre grand livre.

    Déroulé

    1. 01Lignes de relevé et écritures sont chargées.
    2. 02Les rapprochements certains sont proposés ; les rapprochements partiels sont signalés.
    3. 03Votre équipe ne traite que les lignes non rapprochées.

    Livrable

    Une proposition de rapprochement, relue et validée par votre équipe.

17. Cabinets comptables et de conseil Agents

    Relance des pièces manquantes

    Les clients relancés pour les pièces qui manquent, par des brouillons que votre équipe valide.

    Relié à

    Votre liste de clients et votre messagerie, en mode brouillon.

    Déroulé

    1. 01Les pièces manquantes sont listées dossier par dossier.
    2. 02Une relance courtoise est rédigée par client, toutes demandes réunies.
    3. 03Votre équipe valide chaque relance avant son envoi.

    Livrable

    Un brouillon de relance par client, et la liste de ce qui manque encore.

18. Cabinets comptables et de conseil Lecture et contrôle de documents

    Une pièce justificative pour chaque montant

    Chaque montant des comptes rattaché au document qui le justifie.

    Relié à

    L’export de votre grand livre et vos dossiers de pièces.

    Déroulé

    1. 01Les montants à justifier sont listés à partir du grand livre.
    2. 02Chacun est rapproché d’une facture, d’un relevé ou d’un contrat.
    3. 03Les montants sans justificatif passent au rouge, à traiter par une personne.

    Livrable

    Un tableau des justificatifs, lacunes en évidence.

19. Immobilier Agents

    Tri des demandes issues des portails

    Les demandes des portails d’annonces triées par programme et par urgence, réponses rédigées.

    Relié à

    La boîte qui reçoit les demandes des portails, en mode brouillon.

    Déroulé

    1. 01Chaque demande est lue et classée par programme, type de bien et urgence.
    2. 02Les doublons sont fusionnés, les demandes incomplètes signalées.
    3. 03Une première réponse est rédigée, qu’un commercial envoie.

    Livrable

    Chaque matin, une liste de demandes triée, avec les brouillons de réponse.

20. Immobilier Formation

    Rédaction des comptes rendus de réunion

    Vos équipes apprennent à rédiger les comptes rendus de chantier et de copropriété à partir de leurs notes.

    Relié à

    Vos propres notes de réunion, utilisées comme support de formation.

    Déroulé

    1. 01Nous travaillons à partir des notes de vraies réunions passées.
    2. 02Les participants s’exercent à rédiger le compte rendu avec l’IA, décisions et actions en tête.
    3. 03Chacun vérifie le brouillon au regard de ses notes avant diffusion.

    Livrable

    Un modèle de compte rendu utilisé au quotidien, et le compte rendu écrit de la session deux jours après.

21. Immobilier Lecture et contrôle de documents

    Complétude des dossiers acquéreurs

    Chaque dossier acquéreur vérifié au regard de la liste des pièces requises.

    Relié à

    Une adresse e-mail dédiée et le dépôt manuel.

    Déroulé

    1. 01Les pièces reçues pour chaque acquéreur sont lues et classées.
    2. 02Elles sont vérifiées selon votre liste, noms et dates compris.
    3. 03Les pièces manquantes ou incohérentes sont signalées, et une demande est rédigée.

    Livrable

    Un statut par dossier acquéreur, et une demande prête à envoyer par votre équipe.

22. Tous secteurs Agents

    Agent de tri d’une boîte partagée

    Une boîte partagée triée par sujet et par urgence, réponses préparées.

    Relié à

    Une boîte partagée, en lecture seule dans un premier temps.

    Déroulé

    1. 01Les messages entrants sont lus et classés par sujet et par urgence.
    2. 02Les réponses courantes sont rédigées ; le reste va à la bonne personne.
    3. 03Rien ne part sans la validation d’une personne.

    Livrable

    Une boîte triée et une file de brouillons à valider.

23. Tous secteurs Automatisation

    Brouillon du reporting hebdomadaire

    Le reporting de la semaine assemblé à partir de vos exports, prêt à relire.

    Relié à

    Vos tableurs et les exports de vos logiciels.

    Déroulé

    1. 01Les exports de la semaine sont réunis au même endroit.
    2. 02Les chiffres sont compilés dans la mise en page habituelle de votre rapport.
    3. 03Les variations inhabituelles sont signalées à la personne qui signe le rapport.

    Livrable

    Un brouillon de rapport hebdomadaire, relu avant diffusion.

24. Tous secteurs Agents

    Synthèse de documents pour la direction

    Contrats, appels d’offres et rapports longs résumés en une page, sources citées.

    Relié à

    Le dossier partagé où les documents sont rangés, en lecture seule.

    Déroulé

    1. 01Le document est lu en entier.
    2. 02Une synthèse d’une page est rédigée, chaque point renvoyant à sa page.
    3. 03Le lecteur vérifie les points clés dans la source avant de décider.

    Livrable

    Une synthèse d’une page, avec les renvois aux pages.