Chaque document contrôlé avant votre validation.
Factures, listes de colisage, certificats et connaissements sont lus, regroupés et rapprochés avant la validation de vos équipes.
Ce que vous obtenez
- 01
Un statut pour chaque dossier
Vert, orange ou rouge, avec la raison de chaque alerte.
- 02
Les écarts côte à côte
Les documents qui divergent, ouverts l’un à côté de l’autre, champ par champ.
- 03
Des corrections rédigées, envoyées par une personne
Un e-mail modifiable, la pièce à corriger jointe. Votre opérateur l’envoie.
Ce que cela couvre
-
Réception dans une boîte dédiée
Les documents arrivent dans une boîte dédiée et sont lus au format PDF. Ils peuvent aussi être déposés à la main.
-
Regroupés par conteneur, puis par expédition
Chaque pièce rejoint son conteneur, puis son expédition à l’arrivée du connaissement. Les cas ambigus attendent dans une file.
-
Des règles que vous paramétrez
Un écran de réglages : pièces exigées par marché ou par client, tolérances, modèles d’e-mails. Chaque dossier reçoit un statut.
-
La preuve côte à côte
Les documents en conflit s’ouvrent l’un à côté de l’autre, avec la raison de chaque alerte.
-
Des corrections envoyées par une personne
Rédigées avec le document à corriger joint, modifiables, et envoyées seulement après relecture par un opérateur.
-
Rôles et journal d’audit
Rôles, double authentification, journal d’audit, stockage chiffré et suppression automatique après la durée convenue.
Secteurs concernés ExportateursTransitaires et commissionnaires en douane
Comment cela se déroule
-
Cadrer les règles
Pièces, champs et tolérances listés avec votre équipe.
Fiche de règles écrite
-
Construire sur échantillon
Règles testées sur un échantillon de vos anciens dossiers.
Contrôles en marche sur échantillon
-
Recette
Un critère mesurable, vérifié sur vos vrais dossiers.
Procès-verbal de recette
-
Mise en service
Boîte connectée une fois les règles signées. Opérateurs formés.
Contrôles en service, opérateurs formés
En pratique
Un contrôle documentaire, pas à pas.
- 01
Réception
Une boîte dédiée.
- 02
Regroupement
Par conteneur, puis par expédition.
- 03
Comparaison
Poids, colis, noms, dates.
- 04
Vert, orange ou rouge
Un statut par dossier.
- 05
Une personne envoie
L’opérateur valide le brouillon.
Statuts
- Vert champs concordants
- Orange à vérifier
- Rouge écart constaté
Modalités
Comment se passe une mission.
À quel stade pouvons-nous commencer ?
Dès que vous pouvez partager un échantillon d’anciens dossiers. Si vous ne savez pas quels documents vous coûtent le plus de temps, commencez par le diagnostic. Les règles sur les données sont signées avant tout accès.
Qu’est-ce qui est livré exactement ?
Réception par boîte dédiée, regroupement, règles paramétrables, statut par dossier, preuve côte à côte, e-mails de correction rédigés et écran de réglages, sur vos dossiers. La recette repose sur un critère mesurable, convenu avant le démarrage et vérifié sur un échantillon de vos vrais dossiers.
Comment le budget est-il construit ?
Cadré après le diagnostic, type de document par type de document. Les coûts de fonctionnement sont annoncés dès le départ.
Qui détient quoi après la livraison ?
Convenu par écrit avant le démarrage.
De quoi avez-vous besoin de notre part ?
Un échantillon d’anciens dossiers avec leurs erreurs connues, la liste des pièces exigées par marché ou par client, un interlocuteur métier et un interlocuteur informatique.
Questions
Questions fréquentes.
Quels formats de fichiers sont lus ?
Les documents PDF, qu’ils arrivent par e-mail ou soient déposés à la main. Dites-nous sous quels autres formats arrivent vos dossiers : nous vous dirons clairement ce qui est couvert.
Quelque chose peut-il partir sans nous ?
Non. Chaque e-mail de correction est un brouillon. Un opérateur le relit, le modifie si besoin et l’envoie.
L’outil touche-t-il à notre logiciel de déclaration ?
Non. Il contrôle les documents avant que votre équipe ne les dépose. Votre logiciel de déclaration reste intact.
Que deviennent nos documents ensuite ?
Ils sont conservés pendant la durée convenue par écrit, puis supprimés automatiquement. Vous pouvez les exporter à tout moment.
Contact
Cadrons ensemble votre contrôle documentaire.
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