Vos dossiers d’expédition, contrôlés avant le départ.

Nous lisons les documents de chaque dossier, les comparons champ par champ et rédigeons les corrections. Un opérateur envoie.

Cadrer un contrôle documentaire Voir les cas d’usage

Là où part le temps

01
Cinq à sept documents par expédition

Facture, liste de colisage, certificats, connaissement et CMR, vérifiés à la main.
02
Des pièces éparpillées dans les e-mails

Les documents arrivent par messages séparés et doivent rejoindre le bon conteneur.
03
Le connaissement arrive en dernier

Émis en dernier, souvent pour plusieurs conteneurs : les écarts apparaissent tard.
04
Des corrections écrites une à une

Chaque demande à un émetteur s’écrit à la main, bon document en pièce jointe.

Ce que nous mettons en place

Cas d’usage pour ce secteur

Ce que nous pouvons mettre en place pour les exportateurs.

4 scénarios illustratifs

Scénarios illustratifs : ce que nous pouvons mettre en place, pas des résultats clients.

Lecture et contrôle de documents
Contrôle croisé d’une expédition
Facture, liste de colisage, certificats et connaissement comparés champ par champ.
Relié à

Une adresse e-mail dédiée, et le dépôt manuel des scans.
Déroulé
1. Les documents sont lus dès leur arrivée dans la boîte.
2. Destinataire, nombre de colis, poids, numéros de conteneur et dates sont comparés.
3. Chaque dossier reçoit un statut vert, orange ou rouge, documents en conflit côte à côte.
Livrable

Un statut par dossier d’expédition, avec le motif de chaque alerte.
Automatisation
Regroupement par conteneur, puis par expédition
Des e-mails épars rangés dans le bon dossier, fusionnés à l’arrivée du connaissement.
Relié à

Une adresse e-mail dédiée.
Déroulé
1. Chaque document est rattaché à son numéro de conteneur.
2. Les dossiers par conteneur attendent l’arrivée du connaissement.
3. Le connaissement réunit en une expédition les conteneurs qu’il couvre ; les cas douteux passent dans une file d’attente.
Livrable

Un dossier complet par expédition, et une courte file de cas à trancher par une personne.
Agents
Brouillons d’e-mails de correction
Une demande rédigée par écart, avec le document à corriger en pièce jointe.
Relié à

Votre messagerie, en mode brouillon uniquement.
Déroulé
1. Chaque alerte rouge désigne le document et le champ en cause.
2. Un e-mail de correction est rédigé pour l’émetteur, document joint.
3. Un opérateur ajuste le brouillon si besoin, puis l’envoie.
Livrable

Des brouillons modifiables, envoyés par votre opérateur et par lui seul.
Automatisation
E-mail d’envoi du dossier complet
Quand tous les contrôles sont au vert, l’e-mail d’envoi du dossier est prêt.
Relié à

Votre messagerie et vos destinataires par client ou par marché.
Déroulé
1. Le dossier passe au vert quand tous ses documents concordent.
2. L’e-mail d’envoi est rédigé, toutes les pièces jointes au message.
3. Un opérateur le relit et l’envoie.
Livrable

Un brouillon d’envoi pour chaque dossier validé.

Retrouver ces scénarios dans le catalogue complet

Votre équipe garde la main

L’outil signale. Une personne décide.

Cohérent, prêt à valider
À vérifier par une personne
Écart détecté

L’outil signale chaque écart, documents en conflit côte à côte.
Il prépare les e-mails de correction et d’envoi sous forme de brouillons modifiables.
Un opérateur relit chaque e-mail et décide de ce qui part.